TIETOSUOJASELOSTE

Etelä -Suomen Työkoiraharrastajat ry

JÄSENREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE JA REKISTERÖITYJEN INFORMOINTI

Rekisterin nimi ja rekisterin pitäjä

Rekisterin nimi 

Etelä - Suomen Työkoiraharrastajat jäsenrekisteri

Etelä - Suomen Työkoiraharrastajat ry jäsenrekisteri on rekisteri, jossa käsitellään rekisteritietoja.

Etelä - Suomen Työkoiraharrastajat ry toimii jäsenrekisterin teknisenä ylläpitäjänä.

Etelä - Suomen Työkoiraharrastajat ry

Kotipaikka: Lahti

Toimipaikka: Hyvinkää

tyokoiraharrastajat@gmail.com

Etelä - Suomen Työkoiraharrastajat ry jäsenrekisterin yhteyshenkilönä toimii

Jäsensihteeri              Anne Häkkinen

Sähköposti                 sihteeri.esth@gmail.com 

(yhteydenotot vain sähköpostitse)

Hallituksenjäsen         Krista Back

Sähköposti                 sihteeri.esth@gmail.com

(yhteydenotot vain sähköpostitse)

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Etelä - Suomen Työkoiraharrastajat ry yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, yhdistysten oikeutettu etu ja velvoite huolehtia jäsenpalveluista, jäsenviestinnästä sekä vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä, jäsenmaksuperinnästä ja muusta varainhankinnasta sekä huolehtia sopimusvelvoitteista.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on huolehtia yhdistysten lakisääteisistä velvoitteista sekä tuottaa jäsenpalveluita, jäsenviestintää, muuta yhdistystoimintaan ja sidosryhmiin liittyvää tiedottamista sekä suoramarkkinointia (vain rekisteröityjen suostumuksella), toteuttaa jäsenmaksulaskutus ja muuta varainhankintaa sekä huolehtia jäsentiedotteen postituksesta jäsenille.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia rekisteröityjen henkilötietoryhmiä:

- perustiedot kuten nimi, kotipaikka, syntymävuosi (ei henkilötunnusta)

- yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot

- yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot

- jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto)

- jäsenmaksutiedot ja tapahtuma maksutiedot

Tietolähteet

Rekisteritiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyiltä.

Lisäksi henkilötietoja kerätään ja päivitetään tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia (tapahtumia sekä kilpailu tulosten tallentaminen)

Tietojen luovutukset ja siirrot

Etelä - Suomen Työkoiraharrastajat ry käyttää rekisterin tekniseen ylläpitoon, jäsenmaksulaskutukseen ja muuhun varainhankintaan, jäsenkortin postitukseen sekä muuhun jäsen- ja sidosryhmäviestintään, jäsenpalvelujen tuottamiseen.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Käytetyt työasemat ja tallennusmediat on salattu.

Manuaalisesti käsiteltävä aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

Jäsentietoja sekä sopimuskumppanien tietoja säilytetään jäsenyyden tai sopimuksen keston ajan sekä enintään 10 vuotta jäsenyyden tai sopimuksen päättymisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

- tarkastaa itseä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot

- vaatia virheellisen tiedon oikaisua

- vaatia tiedon poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet

- peruuttaa antamansa suostumus tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen

- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista

- tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle

Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää edellä nimetyille yhteyshenkilöille.

Rekisterin pitäjä voi pyytää varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelyä.

Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä selostetta voidaan päivittää esimerkiksi viranomaisohjeistuksen tai lainsäädännön muuttuessa.

Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja tutustutte mahdollisiin muutoksiin selosteessa.

Seloste on viimeksi päivitetty 19.5.2018.